[Excel] 기술 표준 리스트 관리 - 최종 버전 확인 및 문서 열람 링크

기술 표준 규격들은 정기적으로 갱신이 이루어지기 때문에 동일 규격의 문서가 버전별로 다수 존재하게 됩니다.

구 규격과 최신 규격을 하나의 리스트로 관리할 때 최종본만 부각하려면 최종이 아닌 버전을 구분하는 열을 만든 뒤 필터를 사용해 숨길 수가 있습니다.

 

최신 버전 구분 원리

예를 들어 다음과 같은 규격 리스트가 있는 경우 각 규격별 최종 버전에 True를 반환하도록 할 수 있습니다.

그리고 필터에서 False를 선택 해제하면 최종본만 리스트에 남길 수 있는 거죠.

규격 번호	버전	최종본
A	1	False
A	2	False
A	3	True
B	1	False
B	2	True

 

최종본 반환하는 수식은 엑셀 버전에 따라 두 가지 방법이 있습니다.

[오피스 365] 외 구 버전용

=max(if(규격번호열=규격번호,버전열))=버전
※ 수식 입력 시 [Shift + Ctrl + Enter]를 누릅니다. (배열 수식)

※ 엑셀표 수식을 사용하였습니다. 익숙하지 않으신 분들은 관련 글을 참고하세요! (바로보기)

계산 원리는 다음과 같습니다.

규격 번호 열 전체에서 현재 행의 규격 번호가 같은 경우 해당 행의 버전 값을 반환합니다.

결과는 배열로 나오는데요, 본 예제에서 첫 행의 경우 A이므로 {1; 3; False; False; False; False}가 됩니다.

배열의 최대 값(Max)은 3이고 해당행의 버전 값과 일치하면 True를 불일치하면 False가 되는 거죠.

 

[오피스 365] 버전 용

위에 소개해드린 수식도 물론 사용 가능합니다만, 전용 함수가 새롭게 준비되어 있습니다.]

조건에 맞는 행의 값들 중에서 최댓값을 반환해주는 함수입니다.

sumifs와 거의 같은 사용 방법이니 어렵지 않으실 거예요.

=MAXIFS(max_range, criteria_range, criteria)

본 글의 예) =maxifs(버전열, 규격번호열, 규격번호)

 

이로서 하나의 리스트에 다수의 문서를 버전별로 관리할 수 있는 환경이 만들어졌습니다.

규격 제목과 비고란을 추가하여 제목 필터로 찾고자 하는 문서 확인이 가능하고, 특이 사항을 기록하여서 좀 더 세밀하게 문서를 관리할 수 있겠습니다.

저는 다수의 규격 자료를 동일 폴더에 저장한 뒤 엑셀의 리스트에서 바로 열람할 수 있도록 하여 [문서 관리, 문서 찾기, 문서 열람]까지 한 번에 할 수 있도록 하고 있습니다.

 

규격 문서 링크 걸기

엑셀로 구축한 규격 리스트에서 클릭 한 번으로 해당 문서가 짠 열리면 정말 편리하지 않을까요?

버전별로 변경된 사항을 검토하거나 짧은 시간에 특정 문서를 찾고 열람할 때 큰 도움이 됩니다.

이렇게 구성하기 위해서는, 규격 파일들의 제목이 통일된 규칙으로 준비되어야 합니다.

예를 들면 [규격번호-버전.pdf]과 같이  동일한 구성이 되어야 합니다.

파일 정리가 됐다면 이제 링크를 만들어주는 함수로 전체 문서의 링크를 일괄적으로 생성해 줍니다.

링크에 필요한 함수는 바로 HYPERLINK입니다.

=hyperlink(링크될 주소, 표시할 내용)

위와 같이 링크를 위한 열을 만들고 수식을 입력해 일괄적으로 링크가 생성되는 것이죠.

수작업으로 하나하나 링크를 걸 수도 있겠지만, 문서가 수백 개가 되는 경우 현실적으로 힘들 수 있습니다.

 

수식은 다음과 같습니다.

해당 폴더의 경로와 파일명까지 텍스트 연결을 하여 링크 주소에 입력이 돼야 합니다.

폴더 경로 전체를 copy 하여 텍스트로 입력하고 ["~~~~~~\"] 파일명(규격번호-버전)을 연결하기 위해 &(Ampersand) 연산자를 이용합니다.

※ 텍스트 연결
"텍스트A" & "텍스트B" = "텍스트A텍스트B"

본 예제와 같이 [규격 번호와 버전을 -와 같은 기호로 구분]하셨다면, 경로에도 -를 추가해 주셔야겠죠!

&"-"&

그리고 마지막에 파일 유형에 해당하는 .pdf도 연결시켜 줍니다.

&".pdf"

만일 파일 유형이 docx, pdf, doc 등 여러 가지라면 열을 하나 추가한 뒤에 &를 이용해서 연결하는 등 다양한 응용이 가능합니다. 그룹별로 폴더를 구분하는 것도 가능합니다. 응용해보세요!

 

링크가 완성되면 마우스 포인터가 접근했을 때 짧은 클릭으로 링크를 열 것인지 긴 클릭으로 셀을 선택할 것인지 알림이 뜹니다.

 

짧게 클릭하면 자료가 똭!

수고하셨습니다~